В соответствии с пунктом 11 Правил, процедура формирования номенклатуры дел включает несколько обязательных этапов, направленных на обеспечение строгого учета и систематизации документов. Первоначально, разработанная номенклатура должна быть согласована с экспертной комиссией Центра государственной экспертизы (ЦЭК). Этот этап обеспечивает экспертную оценку и соответствие предложенной классификации установленным стандартам, а также позволяет учесть мнения специалистов различных областей деятельности. После завершения согласовательных процедур, номенклатура дел утверждается руководителем организации, государственным органом, органом местного самоуправления или иным уполномоченным лицом. Это подтверждает официальную приемку и внедрение системы классификации внутри структурных единиц.
Особое значение имеет порядок работы с документами, поступающими в государственные или муниципальные архивы. Если указанные органы или организации являются источником комплектования архива, то есть передают или могут передать свои документы на хранение, то руководитель или его уполномоченное лицо обязаны раз в пять лет предоставлять на рассмотрение экспертной комиссии архива номенклатуру дел. Этот процесс осуществляется в рамках целей контроля за актуальностью и полнотой классификационной системы, а также для учета изменений в деятельности организации.
Если в деятельности учреждения происходит изменение функций, структуран или расширение полномочий, то номенклатура дел подлежит пересмотру. В данном случае, пересоставление, согласование и утверждение новых классификационных элементов должны осуществляться не позднее, чем через пять лет с момента внесения изменений. Такой подход гарантирует, что система учета документов остается актуальной и отражает текущие потребности организации или государственного органа, способствует эффективному управлению документальным фондом и способствует сохранности исторической информации. В процессе обновления номенклатура дел проходит все этапы согласования и утверждения, что обеспечивает ее легитимность и соответствие установленным требованиям нормативных актов.
